W niejednej firmie zapewne można niekiedy zobaczyć scenę, kiedy ktoś wędruje pomiędzy pokojami i poszukuje jakiś dokumentów. Często takie poszukiwania trwają kilka godzin, angażując przy okazji pracowników różnych działów, i wszystko skończy się szczęśliwie, jeżeli dany dokument zostanie znaleziony.

Czasami jednak zaginie on na tyle skutecznie, że nie da się go odnaleźć, i wtedy należy uruchomić procedurę wystawiania duplikatu, co będzie zajmować kolejny cenny czas. Da się jednak uniknąć takich sytuacji kupując odpowiednie oprogramowanie do elektronicznego zarządzania dokumentami. Tego typu programy zyskują coraz większą popularność, chociaż nadal spora grupa właścicieli firm trochę się ich obawia. W szczególności to dotyczy właścicieli niedużych firm, twierdzących, że koszt zakupu oprogramowania i wdrożenia będzie tak duży, że nie specjalnie taka inwestycja im się opłaci. Lecz wygląda to zupełnie inaczej - wejdź, nawet nieduże firmy zajdą na rynku programy, jakie z dużym powodzeniem będą mogły u siebie tanim kosztem wdrożyć.



Programy zarządzające elektronicznym obiegiem dokumentów przede wszystkim ma na celu usprawnienie transferu informacji w firmie. Najczęściej posiada ono bardzo duże możliwości konfiguracyjne, dzięki czemu da się bardzo dokładnie ustalić, co w jakim momencie i przez jakich pracowników można będzie zrobić z dokumentem. Niezwykle przydaje się również logowanie wykonywanych czynności, przez co w razie jakiegoś problemu prosto będzie dojść, kto i kiedy coś zepsuł albo nie przypilnował swoich obowiązków.

Podstawą w realizacji takiego procesu będzie skanowanie skanowanie dokumentów gdynia faktur i pozostałych dokumentów pojawiających się w firmie. Przeważnie takie obowiązki przekazuje się jednemu lub kilku pracownikom, którzy każdy dokument wprowadzają do systemu, równocześnie go dokładnie opisując. I w tym momencie przejawia się ogromna zaleta takich programów, bo wszystkie kolejne działania mogą być już wykonywane jedynie na elektronicznej kopii. Dzięki temu wszyscy pracownicy z uprawnieniami mają do niej dostęp w zasadzie od momentu rejestracji.